個人情報保護方針

制定日 令和5年4月1日
横浜市住宅供給公社
理事長 小林 一美

横浜市住宅供給公社（以下「公社」とします。）では、お客様からご提供された個人情報、公社で業務に従事する者の個人情報等全ての個人情報の保護につきまして、社会的な使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規則等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことを宣言します。

1. 公社は、お客様、取引先及び公社の役職員から個人情報を取得する場合は、公社の正当な事業遂行上必要な範囲に限定し、取得・利用・提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取り扱いはいたしません。また、このことを確実なものとするため、個人情報の管理責任者を定め、適切なルールに基づき個人情報保護に関する活動を行えるよう環境を整備します。
2. 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。
3. 事業の実情に合致した経営資源を注入し、合理的な安全対策を講じて、個人情報セキュリティ機能を継続的に向上させ、個人情報の正確性及び安全性を確保し、個人情報の漏えい、滅失、き損等を防止します。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
4. 個人情報取り扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をいたします。
5. 個人情報保護マネジメントシステムは、公社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時適切に見直して、その改善を継続的に推進します。

この方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、公社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつ、どなたにも入手可能にいたします。

1. 事業者名称及び個人情報保護管理者
   横浜市住宅供給公社 総務部長
2. 個人情報の利用目的
   公社は、事業活動を通じてお預かりした個人情報を次に示す利用目的の達成に必要な範囲で取り扱います。
   （1）ご本人より書面等（Webページや、電子メール等によるものを含む。以下「書面」）により直接取得する個人情報

   ① お客様からお預かりした個人情報の利用目的

   • 公社賃貸住宅等の申込、入居、収納、修繕、退去等の業務のため
   • 公社分譲住宅等の申込、入居、収納、諸管理等の業務のため
   • 各種情報、及び連絡事項のご連絡やご案内のため
   • 各種アンケートのお願いのため
   • 調査・統計資料の作成のため
   • その他住宅等の管理上必要な場合のため

   ② 役職員情報

   • 役職員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため

   ③ 採用応募者に関する個人情報

   • 採用応募者への連絡と公社の採用業務管理のため

   ④ お問い合わせ情報や相談・苦情に関する情報

   • お問い合わせや相談・苦情に対する内容確認や回答のご連絡のため
   （2）ご本人より書面以外で直接取得する個人情報

   ①公社施設内に設置する監視カメラで取得する映像

   • 公社資産、設備の保守・保安の維持管理のため
   （3）横浜市から委託される個人情報

   ① 横浜市営住宅に関する情報

   • 市営住宅等の申込、入居、収納、修繕、退去等の業務のため
   • 各種情報、及び連絡事項のご連絡やご案内のため

   ② 住まい・まちづくり相談センターに関する情報

   • 各種セミナー・イベント運営上の諸手続及びご連絡やご案内のため
   • 利用状況統計基礎データとして利用するため
   • 今後のイベントのお知らせに利用させていただくため
   • その他住まい・まちづくり相談センターの業務実施のため

   ③ 各種支援事業、補助事業、補助制度、融資制度等に関する情報

   • 相談、申込受付及び審査等の業務のため
   • 各種情報、及び連絡事項のご連絡やご案内のため
   （4）住宅賃貸管理業務で取り扱う個人情報

   • 賃貸住宅等の申込、入居、収納、修繕、退去等の業務のため
   • 各種情報、及び連絡事項のご連絡やご案内のため
   • 各種アンケートのお願いのため
   • その他住宅等の管理上必要な場合のため
   （5）ビル・マンション管理業務で取り扱う個人情報

   • ビル・マンション管理組合業務運営のため
   （6）横浜市居住支援協議会から受託した相談窓口業務で取り扱う個人情報

   • 横浜市居住支援協議会の業務全般における問い合わせ対応のため
3. 個人情報の第三者提供について
   公社は、ご本人の同意がある場合または以下の場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはありません。
   (1) 法令により提供を求められた場合
   (2) 人の生命、身体又は財産の保護の為に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき
   (3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進の為に特に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき
   (4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
4. 個人情報の取り扱いの委託について
   公社は、取得した個人情報の取り扱いの全部または一部を、取得した個人情報の利用目的の遂行に必要な範囲内で外部に委託することがあります。委託する場合は、十分な保護水準を満たした者を選定し、契約等により適切な措置を講じます。
5. 個人情報の開示等の請求
   公社は、ご本人からのご自身の個人情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止）の求めに応諾いたします。開示等の求めは公社問合わせ窓口にお申し出ください。その際、公社はご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。 取引先から委託される個人情報は開示対象個人情報に該当いたしませんが、取引先より特段の指示があった場合はその指示に従います。開示等の申し出の詳細につきましては、当公社ホームページ掲載の「開示対象個人情報の請求手続きについて」をご覧ください。
6. 個人情報を提供頂くにあたっての留意事項
   公社への個人情報の提供は、ご本人の任意によるものです。ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。
7. 本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得
   クッキーやウェブビーコン等を用いるなどして、本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得は行っておりません。
8. 個人情報の安全管理
   当社では、個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程等を策定し、個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。取得した個人情報については、取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、適切なリスクアセスメントの上、組織的、人的、物理的、技術的の4つの観点より取り扱い規程等を策定し、漏えい、滅失又はき損の防止と是正、その他個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じております。
9. 個人情報保護方針
   公社ホームページの個人情報保護方針をご覧ください。

個人情報に関するお問い合わせ

公社の個人情報に関するお問い合わせ・苦情・相談につきましては、次の窓口で受付けております。
横浜市住宅供給公社 総務部総務課
TEL:045-451-7710
（受付時間8:45～17:15）
※土・日曜日・祝日、年末年始（12月29日～1月3日）は、翌営業日以降の対応とさせていただきます。

10. 認定個人情報保護団体について
    公社は、個人情報の適正な取扱いと保護の信頼性向上のため、「個人情報の保護に関する法律」第37条に規定された「認定個人情報団体」である「一般財団法人日本情報経済社会推進協会」の「対象事業者」として登録しております。公社において、次の「お問い合わせ窓口」を設け、お問い合わせや苦情等をお受けしておりますが、個人情報の取扱いに関する苦情等については、次の「認定個人情報団体」へお申し出いただくこともできます。
    ※公社の提供するサービス等に関する問い合わせ先ではございませんのでご注意ください。

認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申し出先

公社の個人情報に関するお問い合わせ・苦情・相談につきましては、次の窓口で受付けております。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
TEL:03-5860-7565／0120-700-779

公社の保有する開示対象個人情報に関して、ご本人様又は代理人様からの利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去（「開示等」といいます。）のご請求につきましては、次の手続きにて対応させていただきます。

1. 開示対象個人情報と利用目的
   公社の保有する開示対象個人情報とその利用目的は次のとおりです。
   ① お客様からお預かりした個人情報の利用目的

   • 公社賃貸住宅等の申込、入居、収納、修繕、退去等の業務のため
   • 公社分譲住宅等の申込、入居、収納、諸管理等の業務のため
   • 各種情報、及び連絡事項のご連絡やご案内のため
   • 各種アンケートのお願いのため
   • 調査・統計資料の作成のため
   • その他住宅等の管理上必要な場合のため
   ② 役職員情報

   • 役職員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため
   ③ 採用応募者に関する個人情報

   • 採用応募者への連絡と当公社の採用業務管理のため
   ④ お問い合わせ情報や相談・苦情に関する情報

   • お問い合わせや相談・苦情に対する内容確認や回答のご連絡のため
   ⑤ 住まい・まちづくり相談センターに関する情報

   • 各種セミナー・イベント運営上の諸手続及びご連絡やご案内のため
   • 利用状況統計基礎データとして利用するため
   • 今後のイベントのお知らせに利用させていただくため
   • その他住まい・まちづくり相談センターの業務の実施のため
2. 開示等の請求の申し出先
   開示等の請求の申し出先は以下です。

個人情報相談窓口

〒221-0052 横浜市神奈川区栄町8番地1 ヨコハマポートサイドビル
横浜市住宅供給公社 総務部総務課
TEL:045-451-7710

3. 開示等の請求における提出書面
   開示等のご請求については、【様式1】個人情報の開示等請求書（ダウンロードPDFリンク）に所定の事項を全てご記入の上、3. を同封の上、郵送によりお願いいたします。請求書を当公社へ郵送する際には、配達記録郵便または書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。
4. ご本人様であることの確認
   当公社は開示等請求者のご本人様確認のため、当公社からお電話にてご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問い合わせさせていただきます。ただし電話による照合が出来ない場合、または重要な個人情報と判断される場合などには、次の本人確認書類のいずれかの写しの送付をお願いする場合があります。
   その場合は、確認書類の本籍部分は黒塗りにして送付してください。
   • 運転免許証
   • パスポート
   • 健康保険の被保険者証
   • その他本人確認できる公的書類
     ※コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意ください。
5. 代理人様による開示等のご請求
   開示等のご請求をする方が代理人である場合は、2. の【様式1】個人情報の開示等請求書（ダウンロードPDFリンク）に加えて、次の（1）の代理人である事を証明する書類の写しのいずれか及び（2）代理人ご自身を証明する書類の写しのいずれかを同封してください。その場合は、確認書類の本籍部分は黒塗りにして送付してください。
   (1) 代理人であることを証明する書類

   1) 本人が委任した代理人の場合

   • 本人の委任状（原本）

   2) 未成年者の法定代理人の場合

   • 戸籍謄本
   • 住民票（続柄の記載されたもの（マイナンバーの記載のないもの）
   • その他法定代理権の確認ができる公的書類

   3) 成年被後見人の法定代理人の場合

   • 後見登記等に関する登記事項証明書
   • その他法定代理権の確認ができる公的書類
   (2) 代理人ご自身を証明する書類の写し

   • 運転免許証
   • パスポート
   • 健康保険の被保険者証
   • その他本人確認できる公的書類
6. 開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料
   個人情報の開示等に対応するための手数料は、原則として徴収いたしません。ただし、複写等に要する費用、郵送料等が発生した場合は、実費を公社指定の金融機関へお支払いただくか、または公社指定の銀行口座へ口座振り込みの方法によりお支払いただきます。
7. 開示等のご請求に対する回答方法
   請求者の請求書記載住所宛に書面によってご回答いたします。
   なお、次の場合には、開示等のご請求にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通知申し上げます。また、不開示の場合についても、6. の手数料をいただきますのでご承知おきください。
   1) ご本人又は代理人の本人確認できない場合
   2) 所定の申請書類に不備があった場合
   3) 開示等の請求の対象が「開示対象個人情報」（下記※）に該当しない場合
   4) ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
   5) 当公社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
   6) 法令に違反することとなる場合

開示等のご請求にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱います。
ご不明な点及び苦情・相談などがございましたら【個人情報相談窓口】までご連絡ください。
※開示対象個人情報とは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、公社が、ご本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供 の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。ただし、以下 a）～ d）のいずれかに該当する場合は開示対象個人情報には該当しません。また、お取引先様から委託される個人情報は開示対象個人情報に該当いたしませんが、委託元より特段の指示がある場合はその指示に従います。